Bei der Bearbeitung Ihrer Fälle kommen Sie unter Umständen häufiger an praktische Grenzen und benötigen Unterstützung. Gemeint ist nicht das Sekretariat – Diese Art der Unterstützung haben wir schon abgehandelt. Vielmehr geht es um die persönliche Wahrnehmung der Gerichtstermine. Denn egal ob Sie Einzelanwalt oder Mitarbeiter in einer Großkanzlei sind, für eine mündliche Verhandlung mehrere hundert Kilometer durch Deutschland zu reisen kostet unnötig Zeit, Geld und Nerven.

Kommen wir nun zu den Anwälten. Auch deren alltägliche Arbeit wird sich in der digitalisierten Kanzlei verändern. Die größte Umstellung ist natürlich die von der Papier- auf die E-Akte. Diesbezüglich bleibe ich bei meiner Empfehlung, Papier-Akten auch nach Einführung der E-Akte für einige Zeit parallel weiterlaufen zu lassen. Mit einer zu abrupten Umstellung ist niemandem geholfen. Allerdings wird nicht nur die Akte digitalisiert; ähnlich wie beim Sekretariat läuft ein Großteil der Anwaltsarbeit nun vollelektronisch ab.

Wie so vieles ist auch der Wandel vom klassischen zum digitalisierten Sekretariat in weiten Teilen eine reine Gewöhnungssache. Anfangs mag die Arbeit etwas schleppend gehen und nicht jeder Mitarbeiter wird sich sofort zurechtfinden. Aber nach einiger Zeit stellt sich die Routine ein und selbst die Skeptiker finden sich mit dem neuen System ab. Das Sekretariat müssen Sie ebenso in diesen Prozess einbeziehen wie Ihre Anwaltskollegen. Kommunizieren Sie offen, was Sie planen und wie Sie sich die Umsetzung vorstellen. Gleichzeitig sollten Sie Bedenken und Vorschläge ernst nehmen und in Ihre Überlegungen einbeziehen.
Im Folgenden betrachten wir ein paar Punkte, die Sie bei der Digitalisierung des Sekretariats beachten sollten.

In einer Kanzlei existieren, wie in jedem anderen Unternehmen auch, zahlreiche Arbeitsabläufe. Hier bietet sich mit Blick auf die Digitalisierung erhebliches Potenzial zur Optimierung. „Digitale Workflows" sorgen für eine bessere Abarbeitung und revolutionieren jede Tätigkeit.Wie schnell und effizient in Ihrer Kanzlei gearbeitet wird, hängt zu einem großen Teil von deren Organisation ab. Auch die kompetentesten Mitarbeiter werden in ihrer Arbeit gebremst, wenn keine Strukturen existieren, auf die sie sich verlassen können. Insbesondere standardisierte Tätigkeiten gewährleisten ein flüssiges Arbeiten. Allerdings lassen sich gerade diese standardisierten Abläufe durch digitale Workflows sehr gut automatisieren. Digitale Workflows bedeutet dabei nichts anderes als die Modernisierung manueller und repetitiver Prozesse durch entsprechende Software. Es geht also weniger darum, ganze Arbeitskräfte zu ersetzen, als vielmehr um die Identifizierung und anschließende Optimierung gewisser Arbeitsschritte. Gewünschtes Ergebnis ist ein insgesamt schnelleres, einfacheres und angenehmeres Arbeiten.